Partnermarketing – Allgemeine Geschäftsbedingungen für virtuelle Veranstaltungen (Vorlage + Leitfaden)

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[Rechtlicher Hinweis: Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar. Lassen Sie Ihre AGB-Vorlage vor der Verwendung immer von einem Anwalt prüfen.]

Warum spezielle AGB für virtuelle Veranstaltungen wichtig sind

Sponsoren wollen Klarheit darüber, was sie bekommen; die Rechtsabteilung will klare Leitplanken. Spezielle AGB für virtuelle Veranstaltungen reduzieren den Hin- und Her-Verkehr, indem sie fünf Dinge eindeutig regeln: Was ist in jedem Paket enthalten, wie und wann dürfen Teilnehmerdaten weitergegeben werden, welche Inhaltsstandards gelten, was passiert, wenn sich Pläne ändern, und wie funktioniert die Rückerstattung? Einmal schreiben, für jede Kampagne wiederverwenden – einfach die Anlagen austauschen.

Was sollte enthalten sein (und warum)

• Teilnahmeberechtigung und Umfang – Wir behalten uns das Recht vor, einen Sponsor oder eine Aktivierung anzunehmen oder abzulehnen, um das Erlebnis der Teilnehmer zu schützen.
• Paketinhalt – eine Übersicht mit Stand/Seite, Platzierungen, gesponserten Veranstaltungen, CTAs und Fristen.
• Integrität der Tagesordnung – vermeiden Sie Terminkonflikte mit dem Hauptprogramm; halten Sie eine einfache Änderungskontrollklausel zu Ihren Gunsten bereit.
• Plattform und akzeptable Nutzung – kein Scraping, Spam oder leistungsminderndes Verhalten; genaue, rechtmäßige Inhalte sind erforderlich.
• Verhaltenskodex und Sicherheit – eine klare Anti-Belästigungsrichtlinie mit schneller Durchsetzung und einem Meldekanal.
• Teilnehmerdaten und Einwilligung – Geben Sie nur Kontaktdaten von Personen weiter, die sich sinnvoll mit den Ressourcen des Sponsors beschäftigt und ihre Einwilligung gegeben haben; verlangen Sie eine schnelle Opt-out-Bearbeitung und Benachrichtigung bei Vorfällen.
• Marke, geistiges Eigentum und Aufzeichnung – gegenseitige Logolizenzen in Verbindung mit Markenregeln; Klärung der Rechte an Aufzeichnungen und On-Demand-Inhalten.
• Stornierungen, Ersetzungen, Rückerstattungen – ein datierter Zeitplan, der einfach zu verwalten ist; eine einzige Ersetzung des Sponsors zulassen.
• Barrierefreiheit – grundlegende Erwartungen hinsichtlich Untertiteln, Kontrast und Alternativtext.
• Sicherheit und Datenschutz – Fristen für die Benachrichtigung bei Verstößen und keine Datenanreicherung ohne Zustimmung.

Datenaustausch unter Einhaltung der Einwilligung

Geben Sie nur die Leads weiter, die sich mit der Seite, der Sitzung oder den geschützten Inhalten eines Sponsors beschäftigt haben – und die ausdrücklich zugestimmt haben, kontaktiert zu werden. Verlangen Sie von Sponsoren, dass sie Opt-outs innerhalb von drei Werktagen berücksichtigen, eine öffentliche Datenschutzerklärung führen und Zugriffs- oder Löschanfragen bearbeiten. Fügen Sie eine kurze Sicherheitsklausel hinzu: unverzügliche Benachrichtigung Ihres Teams bei Verstößen und Zusammenarbeit bei der Behebung.

Ergebnisse und Änderungen mühelos gestalten

Termine verschieben sich, Tagesordnungen ändern sich. Bewahren Sie alle variablen Elemente in Anhang A (Sponsoring-Leistungen) und Anhang B (Markenrichtlinien) auf. Wenn Sie einen Platz ändern müssen, entscheiden Sie sich nach Möglichkeit für eine vergleichbare Alternative. Wenn ein Sponsor die Fristen für die Bereitstellung von Werbematerialien nicht einhält, weisen Sie darauf hin, dass die Präsenz ohne Ausgleichsleistung möglicherweise abnimmt.

Rückerstattungslogik, die Streitigkeiten vermeidet

Veröffentlichen Sie einen einfachen Zeitplan – zum Beispiel 50 % Rückerstattung bei Stornierung mehr als 30 Tage vor Veranstaltungsbeginn, 25 % bei Stornierung 15 bis 30 Tage vor Veranstaltungsbeginn und keine Rückerstattung bei Stornierung weniger als 14 Tage vor Veranstaltungsbeginn – und erlauben Sie einen Sponsorwechsel bis zu sieben Tage vor Veranstaltungsbeginn. Versprechen Sie im Falle höherer Gewalt angemessene Bemühungen, einen neuen Termin zu finden oder einen vergleichbaren virtuellen Vorteil anzubieten.

Häufige Fallstricke, die es zu vermeiden gilt

• Vage Regeln zur Weitergabe von Leads – immer an konkrete Interaktion und Einwilligung knüpfen.
• Versteckte Zusatzleistungen – listen Sie alle Leistungen oder Vorteile in der Anlage auf.
• Schwache Formulierungen im Verhaltenskodex – sichern Sie sich klare Kündigungsrechte ohne Rückerstattung bei schwerwiegenden Verstößen.
• Übertriebene Versprechungen hinsichtlich der „Teilnehmerlisten“ – wenn Sie nicht die vollständigen Teilnehmerlisten veröffentlichen, sagen Sie dies offen.
• Kombinieren Sie Web-, E-Mail- und Plattformbenachrichtigungen – legen Sie eine Benachrichtigungsmethode fest, die operativ funktioniert.